保険の証書や銀行関係の書類、保管用の領収書や取扱説明書などの家で保管しないといけない書類は、たくさんあってかさばりやすいものですよね。
紙のサイズもA4だったり、はがきだったり、小冊子だったりとさまざま。
我が家では、すべての書類をA4サイズのクリアファイルに収納して、ケースは同じメーカーで揃えました。
種類ごとにファイルケースを分ける
クリアファイルを銀行系・保険系・仕事係・取説系 というように用途別で分け、背表紙のラベルで見分けられるようにしています。
ファイルケースを分けるだけでも、書類の見つけやすさが全然違います。
見た感じも、揃っていると気持ちいい＾＾
ラベル付きクリアファイル。
私がメインで使っているのは、Gクラッセシリーズの30穴クリアファイル。
冊子や細々した紙を入れてますが、何年経っても破れたりしないので、結構丈夫。
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インデックスをつけて、より見やすく
クリアファイルにまとめただけだと、書類を見つけるのに時間がかかるので、
たとえば、保険系のクリアファイルなら「医療保険」「終身保険」「火災保険」「自動車保険」「ペット保険」「年金」といった感じに種類分けしてインデックスをつけておくと便利です。
こうしておけば、保険証書が更新されて新しい証書が届いたときでも、ササっと入れ替えができてスムーズ。
色分けしたインデックスは、より見やすい。
ラベルライターでインデックスを作る方法
ラベルライターで手軽にインデックスを作ることもできます。
ラベルライターで印字したシールを2枚作って、クリアファイルを前後で挟むように貼るだけ。
粘着力が強いので、ずっと使っていても取れてしまうことはありません。
スマホで作れるラベルライター。
私がよく使うのはライトグレーで白文字のテープ。
目次形式でインデックスを作る方法
マンション設備の取扱説明書は種類が多すぎるので、目次形式にしてみました。
種類をずらっと並べたリストに番号をつけて目次を作り、インデックスは数字に。
住所の番地をつけたような感じになり、探しやすくなります。
小さいサイズの保管書類は、ファイルポケットを使って収納
はがきや年賀状、レシート、領収書、小冊子などの小さいサイズの保管書類は、クリアファイルの中で片寄ってしまい分厚くなってしまうから、はがきが入るくらいのファイルポケットを用意するときれいに収まります。
銀行やカードの約款や、税金の領収書、年金手帳などもファイルポケットできっちり固定。
小さいサイズの書類をファイルポケットで位置を固定できたら、平になって見やすくなりますし、分厚さも軽減されて棚にしまやすくなります。
無印良品でも30穴のはがきポケットやカードポケットが売ってるので、形に合わせて選ぶといいです。
コクヨの はがき用ポケット。
資料はスキャナーでデータ化
資料や給与明細は念のためにおいているのですが、かなりの枚数になりますよね。
今まで、穴あけパンチで穴を開けてパイプファイルに収納していましたが、収まりきらなくなってきたので、スキャナーを使ってデータ化しました。
紙で持っておく必要のないものは、データ化がおすすめ。
本棚に余裕ができて、ゆったり置けるようになりました。
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郵便物は、出し入れしやすい場所に収納
出し入れが多い書類は仕舞い込まずに、ラックやカゴにポンポンと入れられるようにしておくと、片付けやすくて楽です。
日々増えるレシートや領収書は、引き落としがちゃんとできているのかを後でチェックしたり、確定申告用に一箇所によけておきたいので、クリアファイルとは別に置き場所を作りました。
我が家はリビングに壁掛けラックを設置しました。
場所も取らず、出し入れしやすくて便利です。
郵便物を持って帰ってきたら、いるものといらないものに仕分けて、ポンポンと放り込むだけで片付きます。
クーポン・クリーニングの控え・お知らせのプリント・パンフレット・雑誌・番組表なども、ここに入れるとリビングがすっきりします。
お部屋になじみやすいドキュメントスタンドもおすすめ。
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書類の収納方法 ● まとめ
● クリアファイルを用途別に分ける
● クリアファイルの中は、インデックスを使って見やすく
● 小さいサイズの書類は、ファイルポケットで位置を固定
● 紙で持っておく必要のないものは、スキャナーでデータ化
● 日々増える領収書やレシートの収納は、出し入れしやすいリビングに
書類収納にも使える収納ボックス
用途別に書類を保管できるボックス。
サイズが豊富なボックス。
本・コミック・CD・BDなど、どんな収納にも使える。